紙質(zhì)文檔管理：文檔資料存儲、分類、檢索一體

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我們在日常生活工作中，總是免不了要和合同檔案、紙質(zhì)票據(jù)、客戶信息、內(nèi)部資料等大量的紙質(zhì)材料打交道。信息化時(shí)代，紙質(zhì)文檔資料更是被要求存儲于企業(yè)電子信息庫中,方便文檔的管理以及調(diào)用查詢。 如今隨著人工智能技術(shù)的發(fā)展，紙質(zhì)文檔電子化已逐漸摒棄了傳統(tǒng)的人工手動輸入方式，改用方便快捷的OCR工具，讓紙質(zhì)文檔電子化工作事半功倍，而且還能助你井井有條地管理這些文檔資料。 據(jù)了解，由廈門科技推出的紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)便是一款基于OCR、圖像處理及秒級全文檢索等技術(shù)的企業(yè)級數(shù)據(jù)管理方案，能夠?qū)⑵髽I(yè)文檔集中于一個(gè)統(tǒng)一的服務(wù)器中，員工隨時(shí)隨地都能靈活調(diào)用。 同時(shí)，該系統(tǒng)還搭載了云端服務(wù)，可輕松實(shí)現(xiàn)包括ISO、Android、web在內(nèi)的多平臺互通。也就是說，只要你身邊有手機(jī)、iPad或電腦等終端設(shè)備，就都能夠?qū)崟r(shí)調(diào)用你所需的文檔資料。 紙質(zhì)文檔信息快速錄入 紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)是以成熟的OCR技術(shù)為核心搭建而成，所以通過該系統(tǒng)，能夠快速準(zhǔn)確地將紙質(zhì)文檔資料轉(zhuǎn)換為電子文檔。用戶通過手機(jī)拍攝/掃描儀掃描，將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子圖像，再導(dǎo)入OCR工具中，識別提取轉(zhuǎn)存為可編輯的電子文檔，系統(tǒng)自動存儲圖像與識別結(jié)果。 不管是錄入紙質(zhì)文檔資料，還是錄入票據(jù)信息、名片信息等，對于辦公族來說都是非常麻煩的，如果文檔數(shù)量過多，打字就會非常累。而使用紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)的OCR文字識別功能，就可以輕松實(shí)現(xiàn)短時(shí)間內(nèi)完成信息錄入的工作。 文檔資料存儲、分類、檢索一體化 文檔資料存儲的目的是為了再利用，這就涉及到了文檔資料的管理調(diào)用。據(jù)了解，紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)可以對有效的文檔資料進(jìn)行多功能管理和多層次利用。 相比在資料室內(nèi)查找翻閱紙質(zhì)文件，可能造成的文件丟失、損毀以及查找不便等問題，紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)可通過關(guān)鍵字、文件名、備注檢索到相關(guān)文件，時(shí)間短效率高，既能看到原件圖像信息還能保證原件信息不損毀。 為了保證信息的安全不泄露，文件上還可以自主設(shè)定查閱權(quán)限、分享權(quán)限，讓信息可以在有限層面上傳播。紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)快速錄入、跨時(shí)間、空間實(shí)現(xiàn)信息共享，跨平臺實(shí)現(xiàn)信息共享、提升資料的利用率和員工的工作效率。